Interplan und Congress Center Leipzig: Zwei Großkongresse, viele Synergien
Mit zwei medizinischen Großkongressen war Interplan gerade im Congress Center Leipzig (CCL) zu Gast. Auf den 76. Kongress der Deutschen Gesellschaft für Urologie (DGU) vom 25. bis 28. September folgte der Kongress VISZERALMEDIZIN vom 30. September bis 5. Oktober. Der Umsetzung beider Kongresse mit rund 6.000 bzw. mehr als 5.000 Teilnehmenden unmittelbar hintereinander in derselben Location lag ein anspruchsvoller Zeitplan zugrunde. Zugleich waren vielfältige Synergien und operative Optimierungen möglich, die beispielhaft für die Branche sein können.
Während es für jeden der beiden Kongresse individuelle Konzepte und Anforderungen umzusetzen galt, wurde übergeordnet nach Möglichkeiten für Synergien gesucht. Das Ziel: die Übergabe des Hauses zwischen den dicht getakteten Veranstaltungen so effizient wie möglich zu gestalten, Infrastrukturen sinnvoll gemeinsam zu nutzen und nachhaltige Effekte zu erzielen. Erster Schritt: Schon in der Vorbereitung des DGU-Kongresses wurde die VISZERALMEDIZIN konsequent mitgedacht. Wichtigste Grundlage für die erfolgreiche Umsetzung: die langjährige partnerschaftliche und vertrauensvolle Zusammenarbeit aller Beteiligten.
Zwei Kongresse, ein Grundprinzip
Der Fokus lag auf Messehalle 2 und die Gestaltung beider Kongresse folgte demselben Grundprinzip: In direkter Nachbarschaft zur Ausstellung und den Gastronomiebereichen befanden sich die temporär eingebauten Tagungsräume. Während die Ausstellungen unterschiedlich groß waren –183 Aussteller beim DGU-Kongress und 128 Aussteller bei der VISZERALMEDIZIN – und entsprechend individuell konzipiert wurden, wurden die temporären Tagungsräume einmalig in der Halle eingerichtet und von beiden Kongressen genutzt. In der Umbauphase wurde lediglich ein großer Plenarsaal in zwei kleinere Plenarsäle unterteilt.
Auch das Tagungsbüro, das gesamte technische Set-up der Registrierung und die temporär eingerichtete Medienannahme im CCL nutzten beide Kongresse. Materialanlieferungen wurden kombiniert. Alle Hostessen und Hosts waren für beide Kongresse im Einsatz. So konnten in vielerlei Hinsicht Ressourcen gespart werden - ohne Kompromisse in der hochwertigen Ausstattung und Qualität beider Kongresse. Zugleich wirkten sich die beschriebenen Synergien, vor allem die gemeinsame Nutzung der temporären Einbauten, positiv auf den eng getakteten Umbau-Zeitplan zwischen beiden Veranstaltungen aus.
Mut und Vertrauen, innovative Wege zu gehen
Neben Interplan und dem CCL waren die beteiligten Fachgesellschaften - die Deutsche Gesellschaft für Urologie, die Deutsche Gesellschaft für Gastroenterologie, Verdauungs- und Stoffwechselkrankheiten (DGVS) und die Deutsche Gesellschaft für Allgemein- und Viszeralchirurgie (DGA) - maßgeblich am Gelingen dieses ambitionierten Vorhabens beteiligt. Interplan begleitet sie seit vielen Jahren als PCO – die DGU seit 18 Jahren, die VISZERALMEDIZIN seit 32 Jahren. Das CCL war schon mehrfach ihr Gastgeber. Wie wertvoll das über die Jahre aufgebaute Vertrauensverhältnis ist, zeigt sich nun erneut in den Ambitionen, gemeinsam praktikable Lösungen zu finden und neue innovative Wege zu gehen. „Mit dem Kongress VISZERALMEDIZIN haben wir bereits im Jahr 2021 einen Meilenstein gesetzt“, erinnert André Kaldenhoff, Geschäftsbereichsleiter Kongresse der Leipziger Messe. „Nach den pandemiebedingten Veranstaltungsabsagen war es im September 2021 deutschland- bzw. sogar europaweit der erste wissenschaftlich-medizinische Großkongress, der wieder in Präsenz stattfand. Das ging nur mit Mut und Vertrauen auf allen Seiten.“
Gemeinsame Basis für erfolgreiche Kongresse
Als eine der führenden Kongressagenturen in Europa und im deutschsprachigen Raum veranstaltet Interplan seit vielen Jahren regelmäßig Kongresse im CCL. Für beide Kongresse hat Interplan die komplette logistische Organisation und damit auch sämtliche Absprachen mit dem CCL und den beteiligten Partnern übernommen. „Wir kennen uns schon seit vielen Jahren und das Team des CCL hat jede Menge Erfahrung mit unseren Kongressen und unserer Arbeitsweise. Über so lange Zeit entsteht ein Vertrauensverhältnis. Im Arbeitsumfeld unserer Kongresse, wo viele Gewerke und Partner zusammenarbeiten, wo gegenseitiges Verständnis und gute Kommunikation wichtig sind, ist es unglaublich hilfreich, wenn man so eine gemeinsame Basis hat“, sagt Bruno Lichtinger, Managing Director von Interplan. „Unsere Teams kennen sich zum Teil seit mehreren Jahrzehnten. Wir teilen viele Werte und unser Verständnis von Servicequalität. Wir finden gemeinsam Lösungen, vertrauen uns gegenseitig, schätzen uns – daraus entstehen großartige und erfolgreiche Kongresse.“
